El siguiente paso de la factura electrónica
El envío de la factura por servicios por correo es un hábito común. Que ese correo sea un correo electrónico no tiene por que ser impedimento para que el sistema pueda ser utilizado.
La diferencia entre el envío de una factura impresa en papel y una factura en formato digital (.pdf, .txt, .xml, etc.) es evidente: la firma y el sello. Para que una factura, independientemente de su formato de envío, sea válida tiene que cumplir una serie de requisitos: contener los datos fiscales de emisor y receptor, fecha y un número que tiene que ser único; una descripción del servicio prestado, el desglose de los impuestos cobrados y algún sistema que facilite su identificación como válida. En el caso de que la factura se emita en formato digital, con motivo de la posible falta de medios para su recepción, se exige, además, el consentimiento expreso del pagador para recibir la factura por este medio.
De todos ellos, el punto que presenta mayores dificultades a la hora de emitir las facturas en formato digital es el de la necesidad de un sistema que garantice la autenticidad de la factura.
Hasta el 1 de enero de 2013, la Agencia Tributaria exigía un certificado (firma electrónica) que estuviese validado por su sistema. Es decir, que la Agencia Tributaria pudiese reonocer (aunque no lo pudiese reconocer nadie más). Esto supuso un freno para su implantación y su uso generalizado. Con el arranque de este año, esa exigencia se limitó.
Se mantiene la necesidad de que se pueda «garantizar el destino y el origen» del documento, lo que en la factura tradicional se consigue con la firma y el sello. Es lógico que la factura electrónica cuente con garantías similares.
Los medios más utilizados son:
- la remisión de la factura en un correo electrónico a una cuenta de correo de la que quede constancia en la propia factura; con acuse de recibo
- la puesta a disposición del cliente de su factura a través de un sistema de descarga en un sitio de internet en el que quede constancia de que el cliente ha realizado la descarga
- algún sistema on line de facturación electrónica
Estos sistemas no están explícitamente listados en el Real Decreto que aprueba los cambios en el sistma de facturación que entró en vigor el 1 de enero pasado; sino que se pueden incluir, a través de consultas que varios particulares y entidades han cruzado con la AEAT en el punto ‘c’ del artículo 10 de ese Real Decreto, que dice,exactamente:
«Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.»
Para cualquier duda que surja con el sistema que se esté empleando actualmente, recomendamos que se eleve la consulta directamente a la Agencia Tributaria.